Sekretaris mengumpulkan, merangkum, dan menyiapkan seluruh bahan yang dibutuhkan sebelum rapat evaluasi dilaksanakan. Meliputi laporan perkembangan kegiatan, data capaian target, catatan kendala yang dihadapi, serta bahan perbandingan rencana dan realisasi program. Bahan disusun secara sistematis agar dapat digunakan sebagai dasar pembahasan yang objektif dan terarah.
