Kegiatan ini meliputi pengumpulan, pengolahan, dan penyusunan seluruh bahan serta dokumen yang akan disampaikan dalam rapat, pertemuan rutin, maupun acara koordinasi. Sekretaris menyusun materi presentasi dan laporan secara sistematis, mencakup perkembangan kegiatan, data pencapaian, kendala yang dihadapi, serta rencana tindak lanjut, sehingga isi penyampaian menjadi jelas, terstruktur, dan mudah dipahami oleh peserta rapat.
